Нужно ли Вам вводить штрих-кодирование на складе или когда штрих-кодирование может быть вредным!?

Компьютерные технологии за последнее десятилетие прочно вошли в нашу жизнь, превратившись из «игрушек для богатых» в повседневных помощников в быту и бизнесе. У многих складывается впечатление, что компьютеры могут всё, так как во многих операциях уже заменили человека, выполняя их с высочайшим качеством и скоростью. Позитивное восприятие компьютерных технологий ассоциируется у нас с непременным успехом, новацией, «палочкой-выручалочкой» в наших застаревших проблемах.

Но всегда ли это так?! Всегда ли нужно и выгодно использовать последние достижения науки и техники?

Может лучше обойтись более дешёвыми и простыми средствами для решения своих бизнес-задач?!

Посмотрим на этот вопрос взглядом логиста, основной задачей которого является управление затратами предприятия с целью их максимально эффективного вложения.

В этой статье мы обсудим использование технологии штрихового кодирования на складе, не подвергая сомнению «плюсы» технологии штрихового кодирования. Эти «плюсы» бесспорно, есть и очевидны, иначе весь не использовал бы эту технологию, но это только одна сторона медали.

Давайте посмотрим на другую сторону медали – на то, какие проблемы и издержки влечёт за собой неподготовленное и необоснованное внедрение технологии штрихового кодирования на складе.

Нужно ли всем пытаться внедрять эту технологию?

С системами штрих-кодирования мы встречаемся ежедневно: когда идем в супермаркет за продуктами, делаем покупки в аптеке или расплачиваемся за понравившуюся вещь в бутике. Такие непонятные рядовому гражданину сочетания черных столбиков на упаковке на деле экономят наше время и упрощают работу магазинам. Эту удобную технологию, по которой теперь работает весь мир, придумал американский инженер Давид Коллинз в конце 50-х годов. Он трудился на железной дороге и занимался сортировкой вагонов, отслеживая их номера и путь назначения. Тяжелая рутинная работа заставила Коллинза найти простое решение: освещать номера вагонов прожекторами и считывать их с помощью фотоэлементов. Чтобы облегчить задачу, он предложил записывать номера не только обычными цифрами, но и специальным кодом. Шифровка состояла из красных и синих полос, которые располагались на стенке вагона в прямоугольнике длиной до полуметра. Позже молодой изобретатель усовершенствовал технологию штрихкодирования и поделился ей со всем миром.

Последнее время, например, у многих владельцев бизнеса сформировалось мнение, что введение штрихового кодирования может полностью решить проблему качества товарной переработки на складе за счёт автоматизации складских операций, т.е. практически устранить «человеческий фактор» и при этом существенно повысить скорость товародвижения.

О плюсах штрихового кодирования трубят все поставщики программного обеспечения и компьютерного оборудования. Проводятся семинары и конференции, на которых призывают внедрить штриховое кодирование и тем самым получить огромные преимущества и снижение издержек.

Вот, например, что пишет один из поставщиков ПО на базе 1С:

«…..Многие думают, что внедрение системы штрихкодирования – очень дорогая и сложная процедура. На самом деле нижняя планка цены составляет порядка 38 тысяч рублей (сюда входят программа, принтер этикеток, сканер штрихкода и услуги по обучению), что даже для начинающего магазина не является большой суммой».

Это похоже на некую «полуправду» - «червячка на крючке»!

Действительно, если вы хотите поставлять свою продукцию в розничную сеть, скажем в «Ашан», то без её маркировки штрихкодом «Ашана» с вами даже разговаривать не будут. Но тогда вполне достаточно купить принтер этикеток, этикетку и вопрос маркировки по требованиям Сетей будет решён.

Садись, распечатывай и клей! Дёшево и сердито!

Но ведь штриховое кодирование, как система маркировки и идентификации, является лишь одной из верхушек большого айсберга, в подводной части которого лежит - КИС – корпоративной информационной системы, ERP – системы управления ресурсами предприятия, WMS – системы управления складом и т.д.

Без основной автоматизированной системы управления предприятием штриховое кодирование не принесёт никакой пользы, а вот головной боли и путаницы в учёте добавит. Кроме этого вы можете понести серьёзные убытки.

Такая система не может стоить «три копейки»!

Вот, например, информация из газеты "Деловой Петербург":

….. "Раньше, когда подобных компьютерных программ не было, все зависело от кладовщика -- какого-нибудь дяди Вани, который по своему опыту знал, в каком углу склада какой товар лежит. Но стоило этому опытному сотруднику уволиться, как работа начинала тормозиться, - рассказывает Игорь Ковтун, директор департамента управления бизнес-процессами ЗАО "Торговый дом "Эра". - Сейчас от человека зависит меньше, но вместе с тем ответственность на него возложена серьезная. В нашем логистическом комплексе используется 25 радиотерминалов, операторы, которых носят их с собой по всей территории комплекса. Каждый терминал стоит $3 тыс., это равносильно тому, что каждый оператор является владельцем подержанных "Жигулей".

Владимир Головкин, директор по логистике ЗАО "Искрасофт", считает, что без системы штрихкодирования грузов сегодня не обойтись. "Мы установили ее летом этого года, после того как наши корпоративные клиенты - торговые компании стали просить, чтобы мы отгружали товар только со штрихкодом, потому что им так удобнее обрабатывать грузы".

По словам специалистов, автоматизация складского комплекса на основе штрихкодирования и с использованием радиотерминалов может обойтись компании более чем в $100 тыс.

Поэтому к внедрению штрихового кодирования на складе нужно относиться серьёзно, адекватно оценивать уровень инвестиций и сроки их окупаемости.

Иначе можно взять непосильную финансовую ношу и ваши инвестиции превратить в убытки, не дождавшись обещанных «плюсов» от новой технологии.

Давайте посмотрим, а что же нам обещают поставщики оборудования для штрихового кодирования!

Все чаще, пройдя первичный этап автоматизации торговой деятельности, предприятия сталкиваются с проблемой упорядочивания складских остатков и проведения инвентаризации товаров. Казалось бы, грамотное ведение учета, приема и расхода товара со склада и торгового зала должны исключить саму вероятность неправильной информации по остаткам. Но все не так просто: к появлению недостоверных сведений приводят даже элементарные ошибки, обусловленные человеческим фактором.

Решить проблему призвана технология штрихового кодирования, которую сегодня широко применяют в розничной торговле: практически все продукты продают при сканировании специального кода. Штрихкод — это один из способов записи информации об объекте или товаре.

Выводы

Некоторые преимущества использования штрихового кодирования:

• увеличение доли информации, вводимой в реальном масштабе времени;
• повышение точности данных о товарных запасах;
• уменьшение затрат на проведение инвентаризации;
• уменьшение расходов на ввод данных;
• повышение точности и актуальности данных, снимаемых с контрольно-кассовых узлов;
• уменьшение количества ошибок при подборе товаров и их отгрузке;
• увеличение производительности обработки материалов;
• увеличение объема продаж;
• выявление дефицита продукции;
• уменьшение резервных запасов.

Что это - реклама или правда это решение многих проблем на складе?! Конечно, чувствуется сильный рекламный подтекст и подмена причинно-следственных связей. Типа: «Ветер дует, потому что деревья качаются!»

Рассмотрим всё по порядку!

Штриховое кодирование – это ещё один способ маркировки и идентификации товара или документа и не более того.

ID – цифровой код товара в любой информационной системе, в том числе 1С, несёт ровно столько же информации, что и штриховой код. Штриховой код не добавляет никакой доли информации, так как её полнота зависит от возможностей используемой информационной системы (КИС), а так же от желания и необходимости для пользователя КИС её ввести, использовать и анализировать.

Способность работы склада в режиме «реального времени» так же в большей степени зависит от алгоритма программного обеспечения (КИС).

Штрихкод – это только один из способов ввода информации в КИС. Можно иначе ввести информацию, без сканирования штрихкода, например, с радиометки или введя в терминал сбора данных (ТСД) цифровое значение ID – артикула.

Что экономически более целесообразно – это ещё вопрос! И при этом надо считать не только временные, а все затраты на каждую операцию.

Возможно, что ввод одного значения ID – артикула умноженной на количество единиц товара, посчитанных «в уме» будет происходить значительно быстрее, чем последовательное сканирование штрихкода на каждой единице товара. При этом штрихкод должен быть доступен для сканера, что бывает далеко не всегда и приходится тратить время и силы на «перевалку» товара, акцентировать внимание «прошёл пик», т.е. ввод данных или сканер «не увидел» штрихкод и надо повторить сканирование.

Можно конечно сканировать штрихкод с одной единицы товара, а затем сделать ручную операцию «умножения» в ТСД. Но тогда вероятность ошибки оператора возрастает. При этом все качественные преимущества штрихового кодирования в «качестве ввода» нивелируются до обычного уровня при ручном вводе данных.

Суммируя всё вышесказанное, затраты на ввод данных могут не только не уменьшиться, а существенно возрасти, учитывая серьёзные амортизационные затраты оборудования, стоимость этикеток и оплату труда для их наклейки на товар, на дополнительные операции по «переборке» товара.

Преимущество штрихового кодирования в части «затрат» на операцию существенно увеличивается, если этих операций с товаром производится много, например, в распределительном центре, розничном магазине, во всей «цепочке поставок».

Или если «на входе» от поставщика весь товар в основном маркирован штрихкодом. Но если товар из Китая или от нашего российского поставщика с «допотопными» технологиями – вообще без маркировки, что встречается на складах повсеместно. То все затраты по наклейке штрихкодов на товар с его полной переборкой для этого, лягут тяжёлым бременем на склад, а значит существенно увеличат себестоимость товара. Для этих целей придётся создавать отдел приёмки в виде маленького «производственного цеха». Что многие компании, внедрившие штриховое кодирование вынуждены делать, так как не имеет смысла хранить часть товара без маркировки штрихкодом, а другую часть с маркировкой. Ведь при этом исчезает единая система автоматизации процессов.

Система штрихового кодирования помогает снизить количество ошибок при комплектации заказов клиентов, так как комплектовщику нет необходимости читать маркировку. Но при этом, он может тратить больше времени на комплектацию, за счёт появления дополнительных последовательных операций в процессе комплектации заказов.

В большей степени качество комплектации заказов зависит не от того, есть штрихкод или нет, а от алгоритма постановки складских процессов и операций, процедуры контроля и учёта, а также уровня, возможностей, производительности КИС или другого программного обеспечения. Кстати, чтобы обслуживать всю эту сложную компьютерную технику нужно постоянно нести дополнительные затраты.

А если ПО «повиснет», то весь склад встанет, тогда ваши убытки будут расти как «снежный ком».

Качество и оперативность инвентаризаций уж совсем мало зависят от наличия штрихкодирования. В первую очередь здесь есть прямая зависимость от КИС, WMS - их возможности поддерживать порционный учёт, адресное хранение, систему внутри складских перемещений, оптимизацию размещения товара в места хранения, «подпитки» ячеек отбора, управления запасами.

Не нужно преувеличивать роль штрихового кодирования для проведения инвентаризаций, особенно выборочных и целевых, которые проводятся без остановки работы склада. Хотя, безусловно, система штрихкодирования помогает и облегчает процесс инвентаризации.

Производительность обработки материалов со штрихкодом, тем выше, чем больше количество этих обработок. Это верно. Но я бы обратил внимание на другой критерий, а именно рентабельность операций по обработке материалов. Если на складе с товаром выполняется 3-4 операции, то штрихкодирование становится нерентабельным, так как удлиняется цикл обработки, не окупаются вложенные в технологию инвестиции.

Например, на одном из СВХ Северной таможни я недавно наблюдал интересную картину. На современном складе класса «А» со штрихкодами на стеллажах, работали «по старинке» без использования высоких технологий, хотя всё оборудование в наличии было. На мой вопрос – почему! Ответили - а зачем усложнять, мы и так справляемся, так проще! Лучшее - враг хорошего!

Что касается заявленного «выявления дефицита» и «уменьшения резервного (страхового) запаса, то главенствующая роль штрихового кодирования вообще «притянута за уши».

Потому что система управления запасами, качество её работы в основном зависит от качества специалиста, который этим занимается. От того, какие алгоритмы и методы он использует. Не даром вот уже десятилетия лучшие умы бьются над темой управления запасами, расчётом страхового запаса, определением уровня сервиса и пока не создали универсального алгоритма. Настолько эта тема сложна!

Итак, к чему же мы пришли? Кому можно рекомендовать внедрение технологии штрихового кодирования для улучшения работы склада, а доля кого это может оказаться смертельно?

На что нужно обратить внимание, прежде чем принимать решение о внедрении штрихового кодирования на складе.

1. Рентабельность инвестиций в технологию штрихового кодирования.

Реальная сумма инвестиций, если, например, ваша компания и склад изначально работает на 1С 7.7, может составить более $100, потому что программа 1С не потянет новую технологию. Конечно, «поиграться» в тестовом режиме вы сможете, но вот работать без постоянных сбоев и зависаний вряд ли.

Поэтому приготовьте кругленькую сумму на новую КИС с хорошим складским модулем, не обязательно с функцией WMS, но обязательно поддерживающим адресное хранение, партионный учёт, систему управления запасами.

Новое компьютерное «железо» и оборудование тоже обойдётся не дёшево.

Плюс оптико- волоконная внешняя и радиосвязь внутри складская – необходимое условие.

Не забудьте про кадры – обучение персонала!

По экспертным оценкам доля складских затрат в товарообороте средней торговой компании составляет около 4-6%. Снизить затраты внедрением автоматизации можно на 2-3% от товарооборота.

2. Уровень построения бизнес-процессов на складе.

Технология штрихового кодирования может быть эффективна только, если процессы и операции на вашем складе чётко прописаны и определены.

Иначе вы получите на порядок более сложный «автоматизированный» бардак.

А вместе с ним ещё большие убытки.

3. Топология и конструкция склада.

Прежде, чем внедрять штриховое кодирование необходимо соответствующее оснащение склада стеллажами, подъёмно-транспортным оборудованием.

Прежде нужно сделать грамотную топологию на складе – зонирование, адресное хранение, систему размещения товара по местам хранения.

Без этого вы будете долго бегать по складу, и искать, где лежит товар, но держа в руках ТДС.

4. Складской учёт.

Не нужно думать, что можно успешно внедрить штриховое кодирование, если на вашем складе не «поставлен» элементарный, а лучше «партионный» управленческий учёт.

Многие заблуждаются и думают, что, внедрив штриховое кодирование, тем самым автоматически создадут хороший учёт.

Увы, технология штрихового кодирования - это только новый способ идентификации и маркировки товара! Не более того!

И если на вашем складе привыкли работать с немаркированным обычными этикетками товаром, то сначала следует освоить процессы с обычной маркировкой. Если в вашей компьютерной программе не поставлен управленческий учёт, то штриховое кодирование лучше отложить на будущее.

5. Система управления складом. КИС.

КИС – это центр управления всеми автоматизированными процессами и операции.

От эффективности программного обеспечения практически зависит снижение или увеличение издержек на все складские операции.

Система штрихового кодирования лишь усиливает этот эффект в ту или иную сторону.

Как правило, один артикул товара имеет более трёх штрихкодов:

Штрихкод поставщика, внутри складской штрихкод, штрихкоды крупных сетевых клиентов.

Такая система маркировки и идентификации действительно хорошо автоматизирует процессы и сокращает издержки на товарную обработку, особенно для розничного штучного товара.

6. Кадры.

Этому вопросу часто не уделяется должного внимание и кадрами, их обучением начинают заниматься, когда возникают большие проблемы при внедрении новых технологий.

Существует обманчивое мнение, что автоматизация складских процессов позволяет избежать «человеческого фактора» и использовать неквалифицированный часто меняющийся персонал.

Всё с точностью, «до наоборот»! Прежде чем внедрять новую технологию автоматизации позаботьтесь об искоренении «текучести кадров»!

Вам нужен постоянный квалифицированный персонал, который сможет использовать сложную компьютерную технику по назначению на благо предприятия. Иначе ваша компания превратится в ПТУ – профессионально-техническое училище по подготовке кадров для конкурентов, а затраты естественно вырастут.

Вывод:

Технология штрихового кодирования не для всех, не на все случаи жизни и может дать «обратный» эффект.

Часто для её внедрения нужно «дорасти»! Только тогда она даст максимальный положительный эффект и позволит вашему предприятию перейти на другой качественно высокий уровень обслуживания клиентов.